Politique d'utilisation des données

Les données qui permettent d’identifier indirectement ou directement une personne physique, tel que son nom, son prénom ou encore son adresse électronique professionnelle sont des données à caractère personnel (ci-après « Données Personnelles »).

En France et au sein de l’Union Européenne l’utilisation des Données Personnelles est encadrée par de nombreux textes juridiques, dont le Règlement Général sur la Protection des Données – ou RGPD – afin d’assurer la protection des personnes physiques et leur garantir différents droits.

VPASS prend particulièrement au sérieux le respect de la règlementation relative aux Données Personnelles. En effet, dans le cadre de ses différentes activités, VPASS (située 2 Rue de la Couliniere – 27100 Le Vaudreuil) est amenée à collecter et à traiter les Données Personnelles de ses clients Abonnés à l’Application VPASS, en qualité de responsable du traitement de leurs données. VPASS veille au respect des principes posés par le RGPD, tels que :

• La licéité, la loyauté et la transparence du traitement ; • La limitation des finalités du traitement des données ; • L’exactitude et la minimisation des données; • La limitation de la conservation des données ; • La sécurité et la confidentialité des données.

Afin de respecter son obligation de transparence et le droit à l’information des personnes, VPASS (ci-après « nous ») a rédigé la présente politique de confidentialité à l’intention des Abonnés (ci-après « vous »). Cette politique vise à vous informer sur (I) l’utilisation qui sera faite de vos données, ainsi que sur (II) vos droits.

La présente Politique complète et fait partie intégrante des conditions générales VPASS. Les termes commençant par une majuscule utilisés dans la Politique ont la signification qui leur a été donnée dans les conditions générales VPASS.

I. L’UTILISATION DE VOS DONNEES

• Pourquoi utilisons-nous vos données personnelles ?

Le traitement de vos données personnelles a notamment pour finalités :
• La gestion de nos relations commerciales ; • La création d’un compte VPASS  ; • Effectuer notre comptabilité et nos différentes formalités fiscales ;
• La gestion des réclamations ; • La réalisation d’enquêtes de satisfaction ; • La réalisation d’opérations de marketing.

• Quelles catégories de données personnelles utilisons-nous ?

Afin de réaliser les traitements décrits ci-dessus, nous collectons notamment : • Vos nom et prénom ; • Le nom de votre entreprise, sa localisation, son secteur d’activité et la fonction que vous y occupez ; • Vos coordonnées professionnelles (numéro de téléphone, adresse électronique).

• sur quels fondements utilisons-nous vos données ?

Les traitements que nous réalisons de vos Données Personnelles se fondent sur les obligations comptables et fiscales légales qui nous incombent en notre qualité de société commerciale, ainsi que sur les obligations contractuelles qui nous lient à vous.

Ils se basent également sur notre intérêt légitime qui consiste à entretenir au mieux nos relations, ainsi qu’à réaliser des opérations de marketing.

• Combien de temps conservons-nous vos données ?

Vos Données Personnelles sont uniquement conservées pour la période nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

De manière générale, nous conservons vos données durant toute la période de nos relations commerciales. Certaines de vos données peuvent toutefois être conservées jusqu’à trois ans après la fin de nos relations afin de continuer à vous adresser nos offres commerciales.

A l’issue de nos relations commerciales, nous pouvons archiver certaines de vos données, c’est-à-dire les conserver sur un support distinct de la base de données active et d’accès limité, afin de respecter une obligation légale pesant sur nous ou de prévenir tout contentieux. Ces durées sont fixées conformément aux dispositions du Code Civil et du Code de Commerce.

• A qui transmettons-nous vos données ?

Vos Données Personnelles sont transmises aux seules personnes habilitées à les traiter en interne. Elles sont également transmises à nos prestataires, agissant en notre nom et pour notre compte, tel que notre expert-comptable et notre hébergeur. Nous nous assurons que ces derniers présentent les garanties nécessaires au respect de la sécurité et de la confidentialité de vos données.

Nous pouvons également être amené à transmettre vos données aux autorités habilitées qui, dans le cadre de leurs fonctions, en feraient la demande.

II. VOS DROITS

• Quels sont vos droits ?

Conformément à la règlementation en vigueur, vous disposez du droit d’accéder à vos Données Personnelles, ainsi que, le cas échéant, d’en demander la rectification ou l’effacement (droits d’accès, de rectification et d’effacement des données).

Vous pouvez également vous opposer ou solliciter la limitation du traitement de vos données (droits d’opposition et à la limitation du traitement).

Dans certaines circonstances, il vous est aussi possible demander à ce que les données que vous avez fournies vous soient transmises dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine ( droit à la portabilité).

Vous avez également la possibilité de définir des directives générales ou particulières quant au sort de vos Données Personnelles après vos décès et de les enregistrer auprès d’un tiers de confiance certifié par la CNIL ou du responsable du traitement concerné.

Dans les cas où vous estimeriez que nous ne respectons pas vos droits, vous pouvez effectuer une réclamation auprès de la CNIL.

• Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits en vous adressant à notre référent en charge de la protection des données  : • Par courrier postale à l’adresse suivante : 2 Rue de la Coulinière – 27100 Le Vaudreuil • Par courrier électronique à l’adresse suivante : rgpd@my-vpass.com

Nous traiterons votre demande d’exercice de droit dans les meilleurs délais et conditions possibles.

III. DIVERS

La présente politique est susceptible d’être modifiée à tout moment et nous vous invitons à la consulter régulièrement.